P45 to oficjalny dokument brytyjski o tytule “Details of employee leaving work” (Szczegóły pracownika opuszczającego pracę), który pracodawca musi wydać każdemu pracownikowi w momencie zakończenia zatrudnienia. P45 jest integralną częścią systemu PAYE (Pay As You Earn) i zawiera kluczowe informacje o wynagrodzeniu oraz podatku zapłaconym przez pracownika w bieżącym roku podatkowym (6 kwietnia – 5 kwietnia).
P45 składa się z czterech części o różnych przeznaczeniach: Część 1 – pracodawca wysyła bezpośrednio do HMRC w celu zaktualizowania ewidencji podatkowej pracownika; Część 1A – pracownik zachowuje dla własnych zapisów; Części 2 i 3 – pracownik przekazuje nowemu pracodawcy (lub do Jobcentre Plus jeśli nie podjął nowej pracy). Ten podział zapewnia, że wszyscy zaangażowani – HMRC, stary pracodawca, nowy pracodawca i sam pracownik – mają dostęp do niezbędnych informacji podatkowych.
Dokument zawiera szczegółowe informacje niezbędne do prawidłowego naliczania podatków: imię i nazwisko pracownika, adres, National Insurance Number, kod podatkowy, daty rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia, łączne wynagrodzenie brutto za rok podatkowy do daty odejścia, łączny podatek zapłacony do daty odejścia, ewentualne spłaty pożyczki studenckiej oraz numer referencyjny PAYE poprzedniego pracodawcy. Informacje te są kluczowe dla nowego pracodawcy, aby zastosować właściwy kod podatkowy i uniknąć błędów w naliczaniu podatku.
P45 ma kluczowe znaczenie w różnych sytuacjach: przy zmianie pracy nowy pracodawca używa informacji z P45 do ustalenia właściwego kodu podatkowego, co zapobiega przepłacaniu lub niedopłacaniu podatku; przy ubieganiu się o świadczenia Department for Work and Pensions wymaga P45 do sprawnego przetworzenia wniosków o zasiłek dla bezrobotnych; przy przejściu na emeryturę P45 należy przekazać dostawcy emerytury aby zapewnić właściwe opodatkowanie wypłat; przy składaniu zeznania podatkowego Self Assessment dane z P45 należy wpisać w odpowiedniej sekcji dotyczącej zatrudnienia.
Jeśli pracownik nie ma P45 przy rozpoczynaniu nowej pracy, nowy pracodawca musi zastosować procedurę awaryjną – pracownik wypełnia “starter checklist” (lista startowa), która zastąpiła poprzedni formularz P46. Na podstawie tych informacji pracodawca tymczasowo ustala kod podatkowy, często stosując emergency tax code (awaryjny kod podatkowy), który zwykle oznacza wyższe opodatkowanie do momentu otrzymania prawidłowego kodu od HMRC.
P45 umożliwia również ubieganie się o zwrot nadpłaconego podatku. Jeśli pracownik pozostaje bezrobotny przez co najmniej 4 tygodnie i nie otrzymuje opodatkowanych świadczeń, może złożyć formularz P50 do HMRC wraz z częściami 2 i 3 swojego P45, aby otrzymać zwrot przepłaconego podatku w bieżącym roku podatkowym. Alternatywnie, jeśli pracownik pobiera opodatkowane świadczenia jak Jobseeker’s Allowance, Benefit Office automatycznie obliczy i wypłaci należny zwrot.
Pracodawcy mają prawny obowiązek wydania P45 we wszystkich przypadkach zakończenia zatrudnienia – niezależnie od przyczyny (zwolnienie, rezygnacja, redukcja etatów, przejście na emeryturę). Jedynym wyjątkiem jest śmierć pracownika. P45 powinien być wydany w dniu zakończenia zatrudnienia lub bez nieuzasadnionej zwłoki. Pracodawcy generują P45 za pomocą oprogramowania płacowego lub mogą użyć darmowych narzędzi Basic PAYE Tools od HMRC.
P45 różni się od P60 (roczny certyfikat pokazujący łączne zarobki i podatek za cały rok podatkowy) tym, że P45 jest wydawany tylko przy odejściu z pracy i dotyczy okresu od początku roku podatkowego do daty odejścia, podczas gdy P60 jest wydawany automatycznie każdemu pracownikowi na koniec roku podatkowego. P45 jest ważny do końca roku podatkowego, w którym został wydany – jeśli pracownik rozpoczyna nową pracę w następnym roku podatkowym, musi wypełnić starter checklist zamiast używać przestarzałego P45.
